التنمية الادارية والابداع في إدارة الوقت
بقلم : محمد عبد الكريم يوسف[1]
( رئيس دائرة التنمية الادارية في الشركة السورية لنقل النفط )
مقدمة
الوقت من الثروات التي يمتلكها الفرد والجماعة والمؤسسة والوطن من دون أن تسجل في الميزانيات الفردية أو الجماعية أو الحكومية رغم أنه يشكل ركنا أساسيا من العمل الفردي والجماعي والمؤسساتي والحكومي . وهو من الثروات المهدورة عن قصد أو غير قصد على جميع المستويات . فإن أردنا أن نعرف قيمة الوقت علينا أن نسأل شخصا فاته القطار بسبب تأخر 50 ثانية ، أو شخصا أخر يسخن وجبة بالمايكروويف حيث تطول الدقائق كثيرا ، أو امرأة أجهضت بعد حمل استمر ثمانية أشهر ، أو طالبا رسب في الامتحان . وقد اجتهد الفلاسفة والمفكرون في اعمال عقلهم ودراسة الوقت ومناجمه وأساليب صرفه وترشيد استهلاكه . لكنه لا يزال من الثروات المهدورة في معظم الأماكن وعلى كافة المستويات الرسمية وغير الرسمية .
تعريف الوقت
الوقت بعد فيزيائي رابع للمكان حسب نظرية النسبية الخاصة ، لكنه لا يعدو كونه وسيلة لتحديد ترتيب الأحداث وتتابعها بالنسبة لمعظم الناس . وقد اعتاد القدماء والمسنون في أيامنا هذه على تدوين التواريخ المهمة في قرية أو ناحية أو مدينة وتسجيل الظواهر الطبيعية والأحداث الغامضة وما يرافقها.
ربما يكون مصطلح الوقت عصي على التعريف، فالزمن أمر نحس به أو نقيسه أو نقوم بتخمينه ، وهو يختلف باختلاف وجهة النظر التي ننظر بها بحيث يمكننا الحديث عن زمن نفسي أو زمن فيزيائي أو زمن تخيلي .
يمكننا حصر الوقت مبدئيا بالإحساس الجماعي للناس كافة على توالي الأحداث بشكل لا رجوع فيه ، هذا التوالي الذي يتجلى أكثر ما يتجلى بتوالي الليل والنهار وتعاقب الأيام فرض على الناس تخيل الزمن على أنه نهر جار باتجاه محدد لا عودة فيه للوراء .
يعبر الوقت عن المسافة الزمنية الفاصلة بين الأحداث أو التعبير عن نقطة ما على الخط الزمني . وحدات قياس الوقت والزمن تشمل الثانية والدقيقة والساعة واليوم والأسبوع ، كما تستخدم كسور هذه الوحدات للتعبير عن الوقت أيضا ، أما الشهور والسنين فإن استخدامها كوحدات لقياس الزمن فهو غير دقيق بالرغم من شيوعه ، وذلك لاختلاف أطوال الشهور وأطوال السنوات كالسنوات الكبيسة مثلا ( ويكبيديا 2017)
وقد درجت العادة لدى الأفراد والمؤسسات والحكومات أن تربط أعمالها ومشاريعها بالوقت بأشكاله المختلفة وصارت مسألة سرعة التنفيذ ( مدة التنفيذ ) لها قيمة مادية في الكثير من الأعمال والمشروعات التي يقيمها الأفراد والمنظمات والهيئات والحكومات . الوقت نوع مختلف من النقود . ومن يمتلكه يمتلك المستقبل ومن يهدره يهدر المستقبل ( نظام العقود رقم 51 /2004 / سورية ) .
سارقو الوقت
نشعر أحيانا أننا نفقد السيطرة على وقتنا الذي ينفذ بسرعة مدهشة . تخيل نفسك أمام شخص مشغول تطلب منه شيئا ما ويجيبك قائلا: ليس لدي الوقت الكافي أنا مشغول بأداء واجباتي الكثيرة . أصدقائي يقولون لي دائما مشكلاتنا هي الوقت. هناك من يسرق وقتنا ويفرض علينا أشياء تؤثر كثيرا على أعمالنا وأحيانا على أولادنا . سارقو الوقت هم السبب لأنهم ينتشرون في عصرنا الحالي كالوباء أنت لست وحدك في هذا المضمار ، لكن يمكنك تحسين إدارة وقتك بطريقة أفضل. يمكنك التعرف على سارقي الوقت وتقديمهم لبوليس نيوتن وأنشتاين ( Take one step, 2017 ).
فمن هم سارقو الوقت ؟
وكلما نجحنا في محاصرة هؤلاء السارقين ، نجحنا في تطوير أعمالنا وإدارة شؤوننا الداخلية والخارجية ( نيولاين ايدياز 2017 ) .
مراحل إدارة الوقت
الوقت سلعة فريدة أعطيت بالتساوي لكل فرد بغض النظر عن العمر أو الموقع . ويسير الوقت دائماً بسرعة محددة وثابتة ، ولكن يبدو أنه لا يوجد شخص لديه الوقت الكافي . وبما أننا لا يمكننا أن نخلق وقتاً أكثر، ينبغي علينا أن نحافظ على الوقت المخصص لنا . كل الأفراد والمؤسسات يسجلون بعناية موجوداتهم المالية في كشوف ، ولكن هذه الكشوف المالية لا تذكر أهم ممتلكات الفرد أو الشركة الذي لا يعوض إنه الوقت وبما أن الوقت لا يظهر كبند في الكشوف التشغيلية للشركة كثيراً ما يعتبر أمراً مسلماً به . كثيرا ما تكون اتجاهات وممارسات إدارة الوقت عرضية ومتساهلة وفكرة متأخرة أيضاً . فإن كان الوقت مساوياً للمال ، ينبغي أن نعتبره مورداً قيماً لا يتجدد .
كلما تقدم الإداري في السلم الوظيفي للمؤسسة وجب أن يحدث تحويلا أيضاً ؛ أي من عملية التنفيذ إلى عملية الإدارة ، ويجد الكثيرون ذلك تحدياً صعباً ؛ إذ تتطلب مسؤوليات المدير الإضافية انتقالاً من استغلال الأشياء إلى استغلال الأشخاص و الأشياء معاً . وتتطلب كل ترقية زيادة في الإدارة إذا أراد الإداري أن يستخدم بفاعلية الموارد البشرية المتزايدة التي في متناول يده. هذه العملية والفوائد الناتجة عنها يفهمها معظم الإداريين ، ولكن الكثير منهم يقاومون التفويض الكامل ، ولهذا يفشلون في استغلال وقتهم بفعالية. ولهذا السبب وبسبب تصنيف أولى الأولويات في علوم الإدارة التفت المنظمات والمؤسسات والحكومات إلى تنظيم الوقت كمورد أساسي في اليات التحديث والتطوير كما حدث في التجربة الألمانية واليابانية والكورية والماليزية فقد نهضت هذه الدول من العدم بعد الحرب العالمية الثانية وصارت في مصاف الدول الراقية بسبب تنظيم الوقت والمواعيد والدقة في التنفيذ . وقد مرت إدارة الوقت منذ الانتباه لأهميتها بمراحل عديدة نسميها في علوم الإدارة أجيالا نلخصها بما يلي:
الجيل الأول: يعتمد على استخدام المذكرات والاجندات وتأشير ما تم انجازه ورقيا أو بوسائل أخرى شعاره الدائم : لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد . يقوم الجيل الأول من مناهج إدارة الوقت على المذكرات أي التقاويم التي تحمل المواعيد. و هذا يعتمد على مبدأ السباحة مع التيار، مع الاحتفاظ بسجل للأعمال التي تريد أن تقوم بها، مثل ذلك كتابة تقرير، أو حضور اجتماع، أو إصلاح السيارة، أو تنظيف المرآب . و هذا الجيل يتميز بالمذكرات البسيطة و قوائم المهام. و إذا كنت من هذا الجيل فأنت تحمل هذه المذكرات و القوائم حتى لا يفوتك القيام بالمهام المطلوبة. في نهاية اليوم، و بشيء من التوفيق تكون قد أنجزت المهام التي تريد إتمامها، و تقوم بشطبها من القائمة، أما المهام التي لم تنجز بعد فغالبًا ما تقوم بتأجيلها إلى قائمة اليوم التالي.
الجيل الثاني : يعتمد على التخطيط والاستعداد لإنجاز الأعمال ومتابعتها عبر خطط يتم تتبعها شهريا لقياس مدى تقدم العمل. وهو جيل يختص بالتخطيط و الاستعداد. و هو محكوم بالتقاويم و دفاتر المواعيد. و هو يقوم على الكفاءة ، و المسؤولية الشخصية ، و إنجاز الهدف الموضوع ، و التخطيط للمستقبل ، و جدولة المهام و الأحداث المقبلة . فإذا كنت من هذا الجيل فأنت تحدد مواعيد الاجتماعات ، و تحدد تواريخ الانتهاء من المهام ، و حتى تحدد مواقع الأحداث و الاجتماعات . و عادة ما يكون لديك حاسب أو شبكة معلومات تحفظ لك كل هذا.
الجيل الثالث : يعتمد هذا الجيل على تحديد الأولويات والرقابة والمتابعة ووضع أهداف قصيرة المدى وأهداف بعيدة المدى مع استخدام السجلات وقواعد البيانات في انجاز الأعمال وقدرة أكبر على التعامل مع الوقت .
لقد ساهمت هذه الأجيال الثلاثة إلى حد كبير في جعل حياتنا أكثر فاعلية . و لعل عناصر مثل الكفاءة و التخطيط ، و تحديد الأولويات ، و تحديد القيم ، و وضع الأهداف قد ساهمت إيجابيًا في هذا الاتجاه إلى حد بعيد.
ولكن على الرغم من زيادة الاهتمام و الكتابة في هذا المجال، فقد بقيت الجودة قائمة بالنسبة لأغلبية الناس بين ما يعتبرونه هامًا في حياتهم و بين الأسلوب المستخدم في إنفاق الوقت . ففي كثير من الأحيان تصبح هذه الفجوة مؤلمة. يقول الكثيرون: “ نحن عملنا الكثير في وقت قليل ، و لكن أين العلاقات العميقة ، أين السلام النفسي ، أين التوازن ، أين الثقة في أن ما نقوم به هو أهم ما يجب أن نقوم به خير قيام ؟ “ .
فكان الجيل الرابع من إدارة الوقت . ( فن إدارة الوقت ، 2009)
الجيل الرابع : الجيل الرابع يركز على الهدف والإنجاز الأعظم في حياتك ، والذي تسمو للوصول إليه. تلك الإنجازات التي ستحقق من خلالها رضا ذاتك . يبتعد الجيل الرابع بكل مفاهيمه عن أوهام الادارة التقليدية للوقت كوهم التحكم ووهم الفعالية ووهم التقدير. ويركز بشكل رئيس على فضاء الانسان الداخلي أكثر من فضائه الخارجي ويجيب على أسئلة مختارة ” ليس المهم كم ساعة عملت المهم ماذا عملت ” وربما نجد إشارة لذلك عن الروائي الانكليزي أرنولد بينت في روايته الرائعة ” أنا من المدن الخمسة “ حين تسأل السيدة ستن السيد ماينرز معلم المدرسة قائلة :
” سيد ماينرز . كيف الدروس ؟.
فيجيبها قالا : رائعة . لدي 70 طالبا في الصف .
فتعقب السيدة ستن قائلة : ليس المهم عدد الطلاب المهم نوعية الدروس ”
ربما هذا هو جوهر الجيل الرابع من إدارة الوقت وهو جوهر التنمية الادارية في معظم دول العالم .
تبين لنا الدراسات والتجارب أن معظم الناس يدرسون و يحللون خبراتهم و خبرات الآخرين، يعلمون أننا جميعاً لدينا حاجات أساسية لتحقيق الإشباع الإنساني . إن لديهم الإدراك لبعض ما يعرف بمبدأ الشمال الحقيقي الذي يتحكم في نوعية حياتنا . لقد كان لديهم بعض الخبرة مع الملكات التي تمكنهم من التوجه نحو الشمال الحقيقي .( First things first , S.Covey 1994 )
و يتضح لنا أيضاً في معظم الدراسات التي تقوم بها التنمية الادارية أن معظم الناس يودون أن يصلوا إلى الجيل الرابع لإدارة الوقت. إنهم يودون وضع البشر قبل جدول المواعيد ، و أن تأتي البوصلة قبل الساعة . إنهم يريدون حياة مليئة بالمعنى و العطاء . إنهم يحلمون بحياة مليئة بالحب ، و التوازن ، و المتعة .
تبقى الرؤية التقليدية لإدارة الوقت كعقبة في طريق الوصول إلى الجيل الرابع . فأدوات الجيل الثالث من إدارة الوقت ، متمثلة في المفكرات و جداول المواعيد و المخططات ، تجعل تركيزنا منصبًا على الطارئ من الأمور بدلاً من التركيز على الهام منها . إن هذه الأدوات تشعرنا بالذنب عندما نفشل في إنهاء المطلوب في موعده . إنها تقتل المرونة و التلقائية داخلنا و تلغي الانسجام بين الأمور الهامة في حياتنا و بين أسلوبنا في ممارسة هذه الحياة يومياً . في الحقيقة إن معظم من يستخدمون هذه الأدوات لا يستخدمونها لتحقيق الأهداف التي و جدت من أجلها.
والخلاصة تكمن في أن التنمية الادارية هي القوة المطلوبة لإيجاد نوعية حياة أفضل لا تجدها في المخططات الزمنية و جداول العمل. إنها ليست في أية و سيلة أو أي أسلوب نطبقه وليست محدودة بقدرتنا على تخطيط المطلوب في يوم معين . لا أحد منا يملك معلومات لا نهائية ، و لا أحد منا يعلم بالضبط كل الفرص ، و التحديات ، و المفاجآت ، و المآسي ، و المتع غير المتوقعة التي ستحدث في اللحظة التالية من حياتنا.
إن قدرتنا على تحسين نوعية الحياة تكمن داخلنا ، هي في قدرتنا على تطوير البوصلة الداخلية بحيث نتصرف بنضج ، و كرامة، لحظة الاختيار، سواء كانت تلك اللحظة هي تخطيط العمل خلال أسبوع قادم ، أو مواجهة مشكلة ، أو صحوة ضمير، أو بناء علاقة ، أو التعامل مع عميل غاضب ، أو القيام بنزهة. فلكي تكون فعالاً لابد من استخدام و سيلة تتمشى مع هذه الحقيقة بشكل يدعم استخدام البوصلة الموجدة داخلنا.
مصادر
الموسوعة العربية – دمشق
فن إدارة الوقت / د مصطفى هاشم البنان
كتاب العالم / فيلد انتربرايز كومباني / 2011
الأولويات أولى ستيفن كوفي وأخرون /1994
إدارة الوقت في الأعمال التجارية / محمد يوسف / الشركة السورية لنقل النفط/ 2013
إدارة الوقت / المعهد الوطني للإدارة / سورية 2010
[1] محمد يوسف (1965- ) مواليد قرفيص / سورية مدرب ومترجم وأكاديمي و محاضر في الجامعات السورية / رئيس قسم الترجمة سابقا في الشركة السورية لنقل النفط / رئيس دائرة العقود والمشتريات الخارجية سابقا في الشركة السورية لنقل النفط / حاليا رئيس دائرة التنمية الإدارية في الشركة السورية لنقل النفط.
